Según el principio de Pareto, se puede lograr un gran impacto con poco esfuerzo. En consecuencia, a menudo solo el 20 por ciento del esfuerzo es responsable del 80 por ciento del resultado. Cómo puedes ahorrar mucho tiempo con el principio de Pareto en la vida cotidiana, cómo puedes lograr más, y qué errores debes evitar, lo descubrirás en este artículo.
Cómo funciona el principio de Pareto
Según el principio de Pareto, alrededor del 80 por ciento del resultado final a menudo se puede lograr con solo el 20 por ciento del esfuerzo. Es por eso que el principio también se conoce como la fórmula 80-20 o la regla 80-20. Por lo tanto, no todas las tareas son igualmente importantes para lograr un objetivo determinado.
Muchas empresas se basan en el principio de Pareto. A menudo ganan el 80 por ciento de sus ventas con el 20 por ciento de sus clientes. Por el contrario, esto también significa que el 80 por ciento de sus clientes solo son responsables del 20 por ciento de las ventas. Según el principio de Pareto, un aumento en el éxito siempre se asocia con un mayor enfoque en el importante 20 por ciento. El principio de Pareto debe entenderse como una regla empírica y no se basa en una distribución porcentual.
Consejos para integrar el principio de Pareto en la vida cotidiana
Hay muchas formas en las que puede integrar de manera rentable el principio de Pareto en tu vida diaria. A veces, esto puede aumentar significativamente la eficiencia de la propia fuerza laboral. A veces te ayuda a administrar el tiempo con éxito o simplemente te permite organizar mejor tus prioridades. En el estresante mundo profesional, las tareas extenuantes y sin importancia a menudo eclipsan los elementos realmente importantes de un proyecto. Ten siempre presente el objetivo de Pareto: obtener un gran rendimiento con una pequeña inversión.
Separa las tareas importantes de las que no lo son
El principio de Pareto es particularmente valioso cuando hay muchas tareas que realizar al mismo tiempo. Antes de ir directamente al trabajo debido a la presión del tiempo, primero debes identificar las tareas realmente importantes.
Tiene sentido crear una lista de tareas pendientes en la que organices los elementos de acuerdo con las prioridades. ¿Cuál es la forma más rápida y sencilla de acercarte a tu objetivo? En lugar de concentrarte en varias o todas las tareas, concentra tu esfuerzo en una tarea a la vez. De esta forma, obtendrás visiblemente más resultados en menos tiempo, ya que no tendrás que alternar entre varias tareas.
Renunciar al perfeccionismo
El perfeccionismo es tanto una maldición como una bendición. En algunas personas, incluso puede degenerar en compulsión. Tienes que hacer cada trabajo de manera óptima y estás feliz de aceptar las horas extras y el estrés. No te permites cometer errores y perderte en los detalles.
Pero a veces es mejor hacer solo algunas tareas lo suficientemente bien. Especialmente cuando un proyecto debe completarse bajo presión de tiempo, a los perfeccionistas les resulta difícil concentrarse en los aspectos esenciales de su trabajo. Sin embargo, a la larga, podrían obtener más resultados con su tiempo.
Aprendizaje más efectivo con el principio de Pareto
El principio de Pareto juega un papel importante en el aprendizaje. Primero, obtén una descripción general de lo que estás aprendiendo y del tiempo que tienes disponible. Luego, crea un plan de aprendizaje y comienza con el contenido más importante. No tienes que ceñirte estoicamente al 20 por ciento y descuidar el 80 por ciento de tu material de aprendizaje. Pero averigua qué partes son esenciales para el examen o para completar con éxito tu tarea y cuáles no.
Si en algún momento el aprendizaje se vuelve demasiado para ti, te resultará más fácil omitir las partes menos importantes. Con el principio de Pareto, no solo ahorras mucho tiempo al organizar tu aprendizaje diario en una etapa temprana, sino que también podrás lidiar con los plazos con más calma.
Presentaciones más breves
El principio de Pareto también se puede utilizar para presentaciones. O cuando quieras presentarle a alguien un tema que es nuevo para ellos. No debes abrumar a tu oyente con demasiados detalles, sino explicar los elementos importantes de manera más concisa. Probablemente todos tuvieron que escuchar una presentación cuando estaban en la escuela o en la universidad que estaba sobrecargada con demasiados aspectos. Principalmente incluso visualmente con innumerables sub-elementos en una presentación de Power Point. Esto no solo distrae de la conferencia en sí, sino que tampoco se atasca en la avalancha de información.
Por lo tanto, limítate a los aspectos esenciales de tu tema y concéntrate en un solo mensaje a la vez. Esto es especialmente importante para los lanzamientos en el mundo profesional. Porque aquí es donde conviene recordar las ventajas de tu proyecto o de tu empresa.
Consumo consciente
Cuando se consume conscientemente, el principio de Pareto puede resultar útil. Probablemente ya haya tenido la experiencia de que compraste algo, pero en realidad no lo necesitabas. Independientemente de si se trata de un armario demasiado completo, dispositivos electrónicos o elementos decorativos, muy pocas cosas son realmente enriquecedoras o incluso necesarias.
No tienes que convertirte en un minimalista, pero ten en cuenta tu consumo innecesario. Es mejor gastar más dinero en cosas realmente importantes, como buenos alimentos, en lugar de ponerlo en tu décimo par de zapatos. Esto te ayudará a ahorrar dinero por un lado y evitar la basura por el otro. Si deseas evitar compras innecesarias, un simple truco también puede ayudar: espera un día. La mayoría de las veces, el impulso de comprar ha desaparecido.
Pocas, pero fuertes amistades
Por supuesto, no debería clasificar a tus amigos basándote en el 20 por ciento más eficiente. Después de todo, ningún principio de rendimiento debería estar en primer plano aquí. Sin embargo, puedes pensar conscientemente en tus contactos sociales. Después de todo, pasas alrededor del 80 por ciento de tu tiempo con alrededor del 20 por ciento de las personas que conoces mejor.
¿Hay personas que son más perjudiciales que beneficiosas para tu bienestar? Quizás tienes muchos conocidos, pero realmente no te sientes conectado con ninguno de ellos. Muchas amistades superficiales no suelen ser tan valiosas como tener unas pocas amistades cercanas. Por lo tanto, es mejor concentrarte en las personas realmente importantes en tu vida.
Riesgos que debes evitar del principio de Pareto
Incluso si el principio de Pareto es un concepto útil, en muchos casos no sería aconsejable una acción estricta de acuerdo con la regla 80-20. Te mostramos los mayores riesgos del principio de Pareto.
Los detalles pueden ser importantes
El enfoque en una parte importante y fundamental de una tarea es importante, pero en muchos trabajos es necesaria cierta atención a los detalles. La pregunta siempre es cuáles son las consecuencias de una negligencia menor.
En el desarrollo de software, por ejemplo, un error tipográfico puede tener consecuencias devastadoras. Es posible que todo el programa ya no funcione. Un médico que no examina en profundidad una radiografía está poniendo en riesgo la salud de su paciente. Entonces puedes ver que descuidar los detalles puede tener consecuencias de gran alcance.
Error al clasificar las tareas
¿Qué tareas son importantes y cuáles no? Si bien la división es relativamente simple en algunas profesiones, es más difícil distinguirla en otras áreas de responsabilidad. A menudo, solo en retrospectiva se hace evidente el esfuerzo que valió la pena. El principio de Pareto solo se puede aplicar con un conocimiento previo suficiente y una buena evaluación. Existe un alto riesgo de que una tarea aparentemente sin importancia tenga un impacto mucho mayor en el resultado final.
No hay tiempo para experimentos
Los errores tienen el mayor efecto de aprendizaje. A menudo, incluso son absolutamente necesarios para tener éxito a largo plazo. Aquellos que nunca abandonan su zona de confort y solo confían en sus competencias básicas corren el riesgo de ser superados por una empresa competidora. Simplemente porque fue más valiente, probó cosas y fue capaz de recopilar conocimientos de sus propios fracasos. Quienes se aferran estoicamente al principio de Pareto, en cambio, eliminan todo lo que no es eficiente en un principio. Con él no se puede lograr una verdadera innovación.
En publicidad y marketing, por ejemplo, es fundamental probar métodos publicitarios. Esta es la única forma de obtener datos fiables sobre un grupo objetivo y su reacción a un producto específico o un mensaje publicitario. Solo entonces la mayor parte del dinero puede fluir hacia el método publicitario más eficaz.
La creatividad sufre
Las tareas creativas, en particular, requieren dejar ir las estructuras fijas. Cuanto mayor sea la presión del tiempo, más perjudicial será para la creatividad. El principio de Pareto, sin embargo, establece que solo debemos concentrarnos en aquellos aspectos de una tarea que logren el resultado más grande y concreto posible.
Cualquier otra cosa sería una pérdida de tiempo. Según esto, el diseño de un automóvil, por ejemplo, no tendría que desempeñar casi ningún papel en el proceso de desarrollo. El vehículo solo debería poder conducir bien. De hecho, el aspecto de un automóvil es un factor central en la decisión de compra del cliente.
Alternativas para una mejor gestión del tiempo
El principio de Pareto no es la única forma de priorizar tus tareas y utilizar tu propio tiempo de trabajo de manera más eficaz. Además de la regla 80-20, te damos las siguientes alternativas para una mejor gestión del tiempo.
Estructurar tareas en una lista de tareas pendientes
Una lista de tareas te ayuda a realizar un seguimiento de tus tareas. Pero esto también libera las capacidades mentales, porque no es necesario que guardes permanentemente las tareas futuras en la memoria. Con una lista de tareas pendientes, primero debes escribir las tareas importantes o marcarlas con un círculo o con un color. De esta forma, las tareas pequeñas y sin importancia pasan a un segundo plano y puedes tomar la decisión más rápidamente de lo que quieres abordar a continuación.
Minimizar los factores disruptivos
No perder la concentración en el trabajo es hoy más difícil que nunca. Los medios en general requieren cada vez más atención en nuestra vida diaria. Quien tiene la televisión o la radio de fondo siempre pierde parte de su enfoque hacia estos medios. Cualquiera que trabaje con acceso a Internet siempre tiene la tentación de abrir una nueva pestaña y buscar noticias en las plataformas de redes sociales. Dado que estos factores disruptivos interrumpen repetidamente tu rutina de trabajo, debes minimizar tu influencia tanto como sea posible.
El análisis ABC
Con el análisis ABC, puedes tomar conciencia de la relación entre tus tareas importantes, medias importantes y no importantes. Por lo general, debes realizar las tareas A tú mismo, ya que tienen la máxima prioridad. Las tareas B tienen una importancia media. Puedes delegarlos. Las tareas C son las menos importantes, pero constituyen la mayor proporción del conjunto de tareas. Por lo tanto, intenta dedicar la mayor parte de tu tiempo a las tareas A, haciendo solo una fracción en las tareas B y las tareas C si no puedes pasarlas o evitarlas.